§ 35a EStG: Arbeitskosten in der Betriebskostenabrechnung ausweisen

Weisen Sie in der Betriebskostenabrechnung die Arbeitskosten aus, kann das Ihren Mietern eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG ermöglichen. Der Ausweis allein begründet keinen Anspruch: Haushalt, Kostentragung, Zahlung und weitere Voraussetzungen müssen passen. Die Ermäßigung mindert die Einkommensteuer; ohne ausreichend verbleibende Steuer entsteht weder eine Auszahlung noch ein Vortrag des ungenutzten Vorteils.

Zwei Töpfe, zwei Höchstbeträge

Für die Betriebskosten eines Wohnhauses sind zwei Töpfe des Gesetzes einschlägig:

• Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Abs. 2 EStG) — Hausmeister, Treppenhaus- und Glasreinigung, Gartenpflege, Winterdienst. 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 4.000,00 € Ermäßigung im Jahr. Ausgeschöpft ist der Topf bei 20.000,00 € Arbeitskosten.
• Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3 EStG) — Wartung, Reparatur, Sanierung, Schornsteinfeger, wiederkehrende Prüfungen. Ebenfalls 20 Prozent, aber höchstens 1.200,00 €; erreicht bei 6.000,00 € Arbeitskosten.

Die jährlichen Höchstbeträge werden haushaltsbezogen angewendet. Zwei Alleinstehende in einem gemeinsamen Haushalt können sie insgesamt jeweils nur einmal nutzen. Sie als Vermieter können deshalb nie sagen, wie viel Steuer ein Mieter tatsächlich spart — Sie weisen die Beträge aus, rechnen muss das Finanzamt.

Nur Arbeitskosten. Kein Material.

Begünstigt sind ausschließlich Arbeits-, Maschinen-, Fahrt- und Anfahrtkosten einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer. Materialkosten bleiben außer Ansatz (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG). Bei der Handwerkerrechnung über 476 Euro, von denen 312,50 Euro Arbeitszeit und 163,50 Euro Material sind, zählen also nur die 312,50 Euro.

Bar bezahlt heißt: verloren

§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG verlangt zweierlei: eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Leistenden. Überweisung und Lastschrift sind in Ordnung, die Barzahlung an der Haustür nicht — auch nicht mit Quittung. Wer die Rechnungen des Hauses über sein Konto bezahlt, hat damit kein Problem; es entsteht, sobald jemand bar zahlt.

Der häufigste Fehler: kein gesonderter Ausweis

Viele Rechnungen nennen nur eine Summe. Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 9. November 2016) muss der Rechnungsaussteller den Arbeitskostenanteil ausweisen; eine Schätzung durch den Steuerpflichtigen ist unzulässig. Zulässig ist dagegen eine prozentuale Aufteilung durch den Betrieb — und die darf er auch nachträglich als ergänzende Bescheinigung liefern.

Praktisch heißt das: Fehlt der Ausweis, fragen Sie beim Betrieb nach. Noch besser ist Vorbeugen — nehmen Sie den Satz gleich in die Beauftragung auf:

Bitte weisen Sie in Ihrer Rechnung den Anteil der Arbeitskosten (Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer) gesondert aus. Die Mieter können diesen Anteil über die Betriebskostenabrechnung nach § 35a EStG steuerlich geltend machen; ohne gesonderten Ausweis ist das nicht möglich.

Bei Wartungsverträgen zahlt sich das jedes Jahr aufs Neue aus. Die Vorlage „Auftrag an einen Handwerksbetrieb" enthält den Satz bereits; streichen können Sie ihn, wo es um eine reine Materiallieferung geht.

Eine gerichtliche Schätzung im Einzelfall ist keine allgemeine Erlaubnis, fehlende Arbeitskosten selbst zu schätzen. Für einen belastbaren Nachweis sollte der Betrieb die Aufteilung bestätigen; das BMF-Schreiben unterscheidet ausdrücklich den Ausweis durch den Rechnungsaussteller von der unzulässigen eigenen Schätzung.

Was Ihre Mieter brauchen

Mieter können die Ermäßigung für die auf sie umgelegten Kosten in Anspruch nehmen, wenn ihr Anteil aus der Betriebskostenabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters nachgewiesen wird. Ein Muster für eine solche Bescheinigung enthält die Anlage 2 des genannten BMF-Schreibens. Verteilt wird nach genau demselben Schlüssel wie die zugrunde liegenden Kosten; an der Abrechnung selbst ändert der Ausweis keinen Cent, er ist reine Information.

Die Betriebskostenabrechnung dieses Portals weist den Arbeitskostenanteil je Mieter aus — nur aus Rechnungen, die geprüft und mit ihrer Zahlung verbunden sind. Ist keiner ausgewiesen, sagt die Abrechnung das ausdrücklich.

Vermieter oder Mieter — wer darf absetzen?

Das ist eine andere Frage als die nach dem Topf, und sie wird oft mit ihr verwechselt. Die beiden Merkmale sind unabhängig voneinander: Die Umlagefähigkeit entscheidet darüber, wer den Betrag geltend machen darf, der Topf des § 35a EStG darüber, welcher Höchstbetrag gilt — 4.000,00 € bei haushaltsnahen Dienstleistungen (Abs. 2), 1.200,00 € bei Handwerkerleistungen (Abs. 3).

Beides hängt nicht zusammen: Die Aufzugswartung ist umlagefähig (§ 2 Nr. 7 BetrKV) und Handwerkerleistung, der Hauswart ist umlagefähig und haushaltsnah, die Reparatur am Dach ist nicht umlagefähig und Handwerkerleistung. Den umlagefähigen Teil geben Sie über die Betriebskostenabrechnung an Ihre Mieter weiter — sie haben die Kosten getragen und machen sie geltend. Den nicht umlagefähigen Teil tragen Sie selbst; für vermietete Wohnungen sind das in der Regel Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung. Ein eigener §-35a-Vorteil entsteht daraus nicht: Soweit Kosten Werbungskosten darstellen, ist § 35a ausgeschlossen (§ 35a Abs. 5 Satz 1 EStG).

Anders ist es bei Ihrer eigenen Wohnung im Haus: Ihr Anteil an den Hauskosten ist dort keine Werbungskosten, und die Leistung wird in Ihrem Haushalt erbracht (§ 35a Abs. 4 EStG). Für die Arbeitskosten dieses Anteils können Sie selbst die Steuerermäßigung in Betracht ziehen. Tragen Sie die Wohnung unter „Wer wohnt hier?“ als Eigentümerwohnung ein; die Anlage V nennt dann den Arbeitskostenanteil, der auf ihre Tage entfällt. Für eine unentgeltlich an Angehörige überlassene Wohnung gilt das nicht — dort liegt der Haushalt des Angehörigen.

Ein Fall, der regelmäßig falsch gebucht wird: die Heizungswartung. Sie ist keine Instandsetzung, sondern Betriebskostenart nach § 2 Nr. 4a BetrKV — „einschließlich der Kosten der Reinigung und Wartung“. Sie gehört damit auf das Heizkostenkonto, ist umlagefähig und trotzdem eine Handwerkerleistung im Sinne des § 35a Abs. 3 EStG. Die Reparatur des Kessels dagegen ist Instandsetzung und nicht als Betriebskosten umlagefähig.

Mieterwechsel im Jahr

Ziehen im Laufe des Jahres Mieter aus und ein, folgt der Ausweis der Verteilung in der jeweiligen Betriebskostenabrechnung. Gerade eine einzelne Arbeit darf dabei nicht ungeprüft wie eine gleichmäßig über das Jahr erbrachte Leistung behandelt werden. Wer welchen Betrag steuerlich geltend machen kann, beurteilt das Finanzamt; bei Zweifeln hilft die Steuerberatung. Bewahren Sie Rechnungen, Zahlungsdaten und nachvollziehbare Zuordnungen auf.

Förderung gesondert prüfen

Für öffentlich geförderte Handwerkermaßnahmen, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden, schließt § 35a Abs. 3 Satz 2 EStG die Ermäßigung aus. Erstattete Kosten — etwa von einer Versicherung — dürfen nicht als getragener Aufwand ausgewiesen werden.

Enthält eine Rechnung zweierlei?

Der Klassiker: eine Handwerkerrechnung über Heizungswartung und eine Reparatur, oder eine Stromrechnung für Tiefgarage und Hauslicht. Solche Rechnungen gehören aufgeteilt — auf mehrere Konten, jede Position mit eigenem Betrag und eigenem Arbeitskostenanteil. Die Summe der Positionen muss den bezahlten Betrag centgenau treffen; alles andere ließe das Belegbuch vom Kontoauszug wegdriften.