Betriebskosten auf die Mieter umlegen: Was Vermieter wissen müssen

Wer ein Mietshaus vermietet, rechnet einmal im Jahr die Betriebskosten ab und steht vor der Frage: Was davon darf ich meinen Mietern in Rechnung stellen? Die Antwort lautet nicht „alles, was das Haus gekostet hat". Was die Mieter tragen, bestimmen der Mietvertrag und das Gesetz — und genau zwischen beiden passieren die teuren Fehler.

Erste Regel: Umgelegt wird nur, was vereinbart ist

Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Ohne Vereinbarung sind sie mit der Miete abgegolten — dann können Sie nichts nachfordern, auch nicht Jahre später. Ein Verweis auf den Katalog des § 2 der Betriebskostenverordnung genügt; der Bundesgerichtshof lässt sogar die schlichte Formulierung genügen, der Mieter trage „die Betriebskosten" (Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15). Damit sind die Nummern 1 bis 16 des Katalogs erfasst.

Die Ausnahme: sonstige Betriebskosten

Nummer 17 des Katalogs heißt „sonstige Betriebskosten" und ist eine Leerformel — sie fängt alles auf, was in den Nummern 1 bis 16 nicht steht: Dachrinnenreinigung, Wartung der Rauchwarnmelder oder bestimmte wiederkehrende Prüfungen der Elektroanlage. Es müssen tatsächlich laufende Betriebskosten sein. Genau deshalb trägt ein allgemeiner Verweis sie nicht. Jede einzelne dieser Kostenarten muss im Mietvertrag ausdrücklich benannt sein, sonst bleibt sie bei Ihnen (BGH, Urteile vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03, und vom 14.02.2007, VIII ZR 123/06). Kommt später eine neue Position dazu, prüfen Sie eine wirksame vertragliche Grundlage; eine bereits vereinbarte wirksame Öffnungsklausel kann dabei relevant sein.

Was nie umlagefähig ist

Drei Arten von Kosten dürfen niemals in die Abrechnung an Ihre Mieter wandern:

• Verwaltungskosten: die Vergütung einer Hausverwaltung, die Kontoführung, die Kosten der Abrechnung selbst (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
• Instandhaltung und Instandsetzung: jede Reparatur, jede Erneuerung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
• Rücklagen für künftige Reparaturen: Was Sie für spätere Arbeiten am Haus zurücklegen, spart nicht umlagefähige Kosten an — also ist es die Ansparung auch nicht.

Wartung ja, Reparatur nein

Die Grenze verläuft nicht zwischen „Handwerker war da" und „Handwerker war nicht da", sondern zwischen planmäßiger Pflege und der Beseitigung eines Schadens. Das regelmäßige Prüfen, Reinigen und Einstellen einer Anlage, damit sie weiterläuft, ist Betriebskosten: bei der Heizung, beim Aufzug, bei der Antennenanlage. Ist etwas defekt und wird wieder hergestellt, ist es Instandsetzung und bleibt bei Ihnen. Steht auf einer Rechnung beides, muss sie aufgeteilt werden — der Reparaturanteil gehört heraus.

Vorauszahlung oder Pauschale — ein wichtiger Unterschied

Beides ist erlaubt (§ 556 Abs. 2 BGB), aber die Folgen sind gegensätzlich. Über Vorauszahlungen müssen Sie jährlich abrechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB) — mit Nachzahlung oder Guthaben. Bei einer Pauschale rechnen Sie gar nicht ab: Der Betrag ist mit der Zahlung erledigt, egal wie die Kosten sich entwickelt haben. Erhöhen dürfen Sie sie nur, wenn der Vertrag das vorsieht, und dann in Textform mit Begründung (§ 560 Abs. 1 BGB); sinken die Kosten, müssen Sie sie senken (§ 560 Abs. 3 BGB). Soweit die Heizkostenverordnung zwingend gilt, geht deren verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Ihren Anwendungsbereich und Ausnahmen müssen Sie gesondert prüfen.

Die Zwölfmonatsfrist — die schärfste Regel überhaupt

Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2026 ist das der 31.12.2027. Verpassen Sie den Termin schuldhaft, ist Ihre Nachforderung ausgeschlossen (Satz 3). Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Ein Guthaben des Mieters bleibt auch bei verspäteter Abrechnung auszuzahlen. Die Frist lässt sich vertraglich nicht verlängern (§ 556 Abs. 5 BGB).

Ein Auszug mitten im Jahr zieht die Frist nicht vor. Die zwölf Monate laufen ab dem Ende des Abrechnungszeitraums — bei kalenderjährlicher Abrechnung also ab Jahresende —, nicht ab dem Tag, an dem Ihr Mieter ausgezogen ist. Zu einer vorgezogenen Teilabrechnung sind Sie nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Ziehen also im selben Jahr zwei Mieter durch die Wohnung, schulden Sie zwei Abrechnungen über verschiedene Zeiträume — aber beide bis zu demselben Tag. Nur bei Heizung und Warmwasser müssen Sie sofort handeln: Beim Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b Abs. 1 Heizkostenverordnung). Ist sie unmöglich oder technisch nicht hinreichend genau, gelten die Ersatzregeln des Absatzes 3. Die Abrechnung erfolgt weiterhin für den Abrechnungszeitraum.

Ihr Mieter hat spiegelbildlich zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind auch seine Einwände grundsätzlich ausgeschlossen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6).

Häufigster Grund für eine knappe Frist: Eine Rechnung des Versorgers oder die Heizkostenabrechnung des Messdienstes kommt spät. Fordern Sie fehlende Unterlagen rechtzeitig an und erstellen Sie eine formell ordnungsgemäße, nachvollziehbare Abrechnung. Ein Vorbehalt oder die Bezeichnung „vorläufig" sichert spätere höhere Nachforderungen nicht pauschal. Nach Fristablauf gelten die gesetzlichen Ausschlussregeln. Fehlende Unterlagen und Ihre Bemühungen, sie rechtzeitig zu beschaffen, sollten Sie konkret festhalten.

Nach welchem Maßstab?

Zuerst gilt, was im Mietvertrag steht. Fehlt dort eine Regelung, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen — etwa Wasser mit Wohnungszählern —, sind nach einem Maßstab umzulegen, der diesen Unterschieden Rechnung trägt (Satz 2). Haben Sie etwas anderes vereinbart, können Sie durch Erklärung in Textform bestimmen, dass erfasste Kosten künftig nach Verbrauch oder Verursachung umgelegt werden; das geht nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).

Was auf leerstehende Wohnungen entfällt, tragen Sie als Vermieter selbst. Verteilen Sie die Kosten des Hauses deshalb immer auf alle Wohnungen, auch die leeren, und rechnen Sie nur die Anteile der vermieteten ab.

Heizung, Warmwasser und CO2

Heiz- und Warmwasserkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem gemessenen Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV; für Warmwasser § 8). In bestimmten Gebäuden schreibt § 7 einen Verbrauchsanteil von 70 Prozent vor; Ausnahmen stehen insbesondere in § 11. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, kann der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).

Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz die CO2-Kosten des Heizens nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter auf. In der Abrechnung müssen drei Angaben stehen: der auf den Mieter entfallende Anteil an den CO2-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen (§ 7 Abs. 3 CO2KostAufG). Fehlen sie, darf der Mieter seine gesamten Heizkosten um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG). Die Ausgangswerte stehen in der Regel auf der Rechnung des Brennstofflieferanten oder Versorgers.

Und die Kaution?

Sie darf höchstens drei Nettokaltmieten betragen — ohne Betriebskosten, gleich ob als Pauschale oder Vorauszahlung vereinbart (§ 551 Abs. 1 BGB). Der Mieter darf sie in drei gleichen Monatsraten zahlen (Abs. 2), und Sie müssen sie getrennt von Ihrem Vermögen anlegen (Abs. 3). Abweichungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam.

So unterstützt das Portal

• Unter „Abrechnung" führt Sie die Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt durch Stammdaten und Vorauszahlungen, die Kosten des Hauses und die Prüfung, bevor Sie die Abrechnung bestätigen und versenden.
• Den Verteilerschlüssel je Kostenart stellen Sie in den Einstellungen der Abrechnung ein; Wohnfläche, Personen und Einheiten pflegen Sie dort ebenfalls.

Dieser Artikel erklärt die Rechtslage in ihren Grundzügen und ersetzt im Streitfall keine Rechtsberatung.